Was ist ein ERP-System?
Ein
ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist die zentrale Software, mit der ein Unternehmen seine kaufmännischen Abläufe steuert: Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Alle Abteilungen arbeiten darin auf derselben Datenbasis. Im Handel ist das ERP-System meist die führende Quelle für Artikel, Bestände und Preise. Die Warenwirtschaft ist dabei der Teil, der Artikel, Lager und Belege verwaltet. Kleinere Händler arbeiten oft nur mit einer Warenwirtschaft statt mit einem vollständigen ERP-System.
Welche Daten zwischen ERP und Onlineshop fließen
Damit ein
Onlineshop nicht zur zweiten Datenpflege wird, tauschen beide Systeme laufend Daten aus. Vom ERP in den Shop gehen Artikel, Bestände und Preise, im
B2B-Commerce oft auch kundenspezifische Konditionen. Vom Shop zurück ins ERP gehen Bestellungen und neue Kundenkonten, danach fließen Versandstatus und Rechnungen wieder in den Shop. Welches System für welche Angabe
führend ist, muss vor der
Anbindung festgelegt werden. Sonst überschreiben sich die Daten gegenseitig.
Wie die Anbindung funktioniert
Die meisten ERP-Systeme bieten eine
API, über die der Shop Daten direkt abfragen und übergeben kann. Ältere Systeme arbeiten dagegen mit Dateiexporten, die zeitgesteuert übertragen werden. Sind mehrere Systeme beteiligt, etwa ERP, PIM und mehrere Shops, übernimmt häufig eine
Middleware die Vermittlung. Entscheidend ist der Takt: Bestände sollten möglichst zeitnah abgeglichen werden, für Produkttexte reicht meist ein täglicher Abgleich.
ERP und PIM
Ein ERP-System verwaltet vor allem kaufmännische Daten wie Artikelnummer, Preis und Bestand. Für alles, was ein Produkt im Shop beschreibt, also Texte, Bilder und Attribute, ist ein
PIM oft die bessere Wahl. Im Zusammenspiel liefert das ERP die Zahlen und das PIM die Inhalte. Bekannte ERP-Systeme sind etwa SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder
Xentral.
