Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. In Deutschland muss sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Gängige Formate sind die XRechnung als reine XML-Datei sowie ZUGFeRD als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Für wen gilt die E-Rechnung?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Für die steuerliche Bewertung im Einzelfall ist die Steuerberatung zuständig.
Die E-Rechnung im Onlineshop
Für reine B2C-Shops ändert sich wenig. Wer dagegen an Geschäftskunden verkauft, muss klären, welches System die Rechnungen erzeugt. Kommen sie aus dem ERP-System, muss dieses die neuen Formate beherrschen. Erzeugt der Shop selbst die Rechnungen, braucht er eine Erweiterung oder Funktion für XRechnung oder ZUGFeRD. Besonders aufwendig sind Mischformen, bei denen ein B2B-Shop Rechnungen erzeugt, die anschließend in die Buchhaltung übertragen werden. Wo Daten zwischen Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung fließen, lohnt sich ein Blick auf die Schnittstellen, bevor die Ausstellungspflicht greift.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Die XRechnung ist ein Format der E-Rechnung, keine eigene Rechnungsart. EDI-Verfahren, mit denen große Handelspartner seit Jahren Rechnungen austauschen, sind ebenfalls elektronisch, entsprechen aber nicht immer der EN 16931. Die E-Rechnung betrifft die Rechnung selbst und nicht die Bezahlung. Sie ist deshalb unabhängig von den angebotenen Zahlungsmethoden.